Your browser is out of date, and unable to use many of the features of this website

Please upgrade your browser.

Ignore

Polisïau gwefan

Mae eich preifatrwydd yn bwysig i ni. Bwriad ein rhybudd preifatrwydd yw bod mor gryno a thryloyw â phosib ac yn esbonio.

a) Sut i gysylltu â ni

Rheolydd Data yw'r Rheolydd Pensiynau (TPR). Gallwch anfon e-bost at Swyddog Diogelu Data TPR (DPO) yn dpa@tpr.gov.uk

Fel arall, gallwch ysgrifennu at y DPO yn:

Swyddog Diogelu Data
Y Rheoleiddiwr Pensiynau
Tŷ Napier
Brighton
BN1 4DW

b) Ein sail gyfreithiol i brosesu data personol

Byddwn yn prosesu'ch data personol lle bo'n angenrheidiol er mwyn cyflawni tasg a wneir er budd y cyhoedd neu wrth arfer awdurdod swyddogol.

Mae ein sail gyfreithiol i brosesu eich data personol yn deillio o'r swyddogaethau a'r amcanion statudol a roddwyd i ni o dan Ddeddf Cynlluniau Pensiynau 1993, Deddf Pensiynau 1995, Deddf Pensiynau 2004, Deddf Pensiynau 2008, Deddf Cynlluniau Pensiynau 2017 a deddfwriaeth pensiynau eraill a rheoliadau sylfaenol. Efallai y byddwn hefyd yn prosesu data personol dan ddeddfwriaeth arall fel y Ddeddf Twyll. Mae hyn yn cynnwys, er mwyn osgoi unrhyw amheuaeth, cymryd camau rheoleiddio neu orfodi am dorri'r ddeddfwriaeth uchod.

Mewn rhai amgylchiadau cyfyngedig, byddwn yn prosesu eich data personol ar sail eich caniatâd. Byddwn hefyd yn prosesu data personol lle mae o fewn eich diddordebau hanfodol neu lle mae o'n buddiannau cyfreithlon.

Efallai y byddwn o bryd i'w gilydd yn prosesu data personol a ystyrir yn 'ddata categori arbennig' sy'n datgelu data:

  • tarddiad hiliol neu ethnig
  • barn wleidyddol
  • crefyddau crefyddol neu athronyddol
  • aelodaeth undeb llafur
  • data genetig neu biometrig
  • data ynghylch iechyd
  • data sy'n ymwneud â bywyd rhyw rhywiol neu gyfeiriadedd rhywiol

Pan fyddwn yn prosesu data categori arbennig, byddwn yn gwneud hynny dim ond pan fo sail gyfreithlon berthnasol yn berthnasol. Gall hyn gynnwys:

  • lle mae gennym eich caniatâd penodol
  • lle mae angen prosesu at ddibenion cyflawni'r rhwymedigaethau ac arfer hawliau penodol ym maes cyflogaeth a nawdd cymdeithasol ac amddiffyniad
  • lle mae angen prosesu ar gyfer sefydlu, ymarfer neu amddiffyn hawliadau cyfreithiol
  • lle mae angen prosesu am resymau o fudd sylweddol i'r cyhoedd

c) Sut rydym ni'n casglu data personol

Rydym yn casglu data personol mewn nifer o ffyrdd, gan gynnwys y canlynol:

  • pan fyddwn ni’n gofyn am wybodaeth wrth weithredu ein swyddogaethau ac amcanion statudol
  • pan fydd yn angenrheidiol i chi, yn gyfreithiol, ddarparu gwybodaeth i ni
  • pan fyddwch yn gwneud ymholiad
  • pan fyddwch yn ymweld â’n gwefan
  • pan fyddwch yn ymgeisio am swydd
  • pan fyddwch yn enwebu cyswllt

Lle rydym yn gweithredu ein swyddogaethau a’n hamcanion statudol

Ein hamcanion ni yw diogelu buddion aelodau cynlluniau pensiwn yn y gweithle; lleihau’r risg o daliadau iawndal gan y Gronfa Diogelu Pensiynau; hyrwyddo a gwella’r ddealltwriaeth am gael gweinyddiaeth dda o gynlluniau pensiwn ac i uchafu cydymffurfiad cyflogwyr â dyletswyddau cofrestru cyflogeion cymwys i’w gwneud yn awtomatig.

Pan fydd pethau’n mynd o chwith, byddwn ni’n ymchwilio. Byddwn ni’n casglu gwybodaeth, a all gynnwys gwybodaeth bersonol am y rhai a allai fod yn gysylltiedig â’r mater. Rydym yn gyfyngedig, pan fyddwn ni’n casglu data personol yn y ffordd hon, ynglyn â sut y gallwn ni ddefnyddio’r data at ddibenion tu hwnt i’n swyddogaethau statudol.

Fel rheoleiddiwr pensiynau gweithle, byddwn ni’n prosesu eich data personol at ddibenion rheoli a gorfodi a all gynnwys rhoi hysbysiadau a chosbau statudol.

Lle ystyrir yn briodol gwneud hynny, efallai y byddwn yn darparu asiantaeth gyfeirio credyd gyda’ch data personol er mwyn cynnal gwiriad cyfeirio credyd yn erbyn chi.

Mewn rhai amgylchiadau cyfyngedig, byddwn ni’n prosesu data personol at ddibenion atal, ymchwilio, datgelu, neu erlyn troseddau neu gyflawni cosbau troseddol. Byddwn ni’n gwneud hyn er mwyn amddiffyn aelodau’r cyhoedd rhag unrhyw golled ariannol oherwydd anonestrwydd, camymddygiad neu ymddygiad amhriodol difrifol arall yn gysylltiedig â gweinyddiaeth pensiynau yn y gweithle.

Os ydych yn ymddiriedolwr, byddwn ni’n anfon gwybodaeth atoch drwy gylchlythyr (e-bost neu drwy’r post) os ydych wedi cofrestru amdanynt. Byddwn hefyd yn anfon gwybodaeth atoch pan mae’n ofynnol i ni wneud hynny yn unol â’r gyfraith.

Rydym hefyd yn casglu gwybodaeth gan sefydliadau llywodraethol a chyrff cyhoeddus eraill gan gynnwys yr Adran Gwaith a Phensiynau (DWP) a Chyllid a Thollau EM (HMRC).

Mewn rhai amgylchiadau, rydym yn casglu data personol gan ffynonellau sydd ar gael i’r cyhoedd. Gall y data hyn gael ei ddefnyddio mewn nifer o ffyrdd gwahanol gan gynnwys at ddibenion deallusrwydd ac i ni anfon cyfathrebiadau at randdeiliaid diwydiant allweddol.

Pan mae’n ofynnol i chi, yn gyfreithlon, ddarparu gwybodaeth i ni

Os ydych yn ymddiriedolwr neu reolwr cynllun pensiwn galwedigaethol, bydd yn ofynnol i chi ddarparu TPR gyda gwybodaeth yn ymwneud â’ch cynllun pensiwn ar ffurf cofnod cynllun. Rydym yn defnyddio’r cofnod cynllun i gasglu gwybodaeth am gynlluniau pensiynau. Mae’r data a gesglir yn ein helpu i gynnal ein cofrestr o gynlluniau pensiynau ac i adnabod cynlluniau gyda risg neu risg posibl i fuddion aelodau. Rydym hefyd yn defnyddio’r wybodaeth hon i amcangyfrif taliadau ardoll blynyddol.

Os ydych yn gyflogwr, mae’n ofynnol i chi, yn unol â’r gyfraith, gwblhau datganiad cydymffurfio. Os nad ydych yn gwneud hynny, mae’n bosib y byddwch yn wynebu camau gweithredu gorfodi.

Os byddwch yn gofyn am awdurdodi pensiwn ymddiriedolaeth meistr, byddwn yn prosesu eich data personol er mwyn cadarnhau a yw’r bobl yn rhan o’r cynllun ymddiriedolaeth meistr yn ‘addas a phriodol’ yn unol â Deddf Cynlluniau Pensiynau 2017 a rheoliadau sylfaenol. Byddwn ni hefyd yn prosesu eich data personol ynghylch unrhyw feini prawf awdurdodi neu at ddibenion goruchwylio a monitro parhaus.

O dan adran 72 Deddf Pensiynau 2004, efallai bydd TPR yn gofyn i chi gyflwyno unrhyw ddogfen, neu ddarparu unrhyw wybodaeth sy’n berthnasol i ni yn adfer ein swyddogaethau. Mae methu cydymffurfio â’r gofyn o dan adran 72 yn dramgwydd troseddol a gall arwain at TPR yn dod â gweithrediadau cyfreithiol yn erbyn chi.

Gwneud ymholiadau

Os ydych wedi gwneud ymholiad gyda ni, byddwn ni’n cadw eich data personol fel y gallwn ymdrin â’ch ymholiad. Nid oes angen i ni gasglu llawer o wybodaeth ond mae angen i ni wybod pwy ydych chi, yr hyn yr ydych wedi’i ofyn a sut y gallwn ni ymateb i chi.

Mae nifer o ffyrdd y gallwch gysylltu â ni, gweler isod:

  • ffoniwch ein Tîm Cymorth Cwsmeriaid
  • gwnewch ymholiad drwy ein ffurflen ymholiadau wefan
  • ysgrifennwch atom

Pan fyddwch yn cysylltu â TPR, byddwn ni’n casglu eich gwybodaeth i’n galluogi i ymateb i’ch ymholiad. Rydym yn recordio pob galwad at ddibenion hyfforddi a chydymffurfio, i wella ein gwasanaeth cwsmeriaid a ddarperir i chi neu i gadarnhau gwybodaeth a ddarperir i ni. Rydym hefyd yn casglu a defnyddio data personol at ddibenion ymchwil. Gellir cael eich dewis ar hap i gymryd rhan mewn arolwg. Pan fo hyn yn digwydd,bydd ORC International yn cysylltu â chi ar ein rhan gyda manylion yr arolwg.

Bydd angen i chi roi gwybod i ORC International os nad ydych yn dymuno cymryd rhan yn yr arolwg.

Ymweld â’n gwefan

Pan fydd rhywun yn ymweld â’n gwefan thepensionsregulator.gov.uk byddwn ni’n casglu gwybodaeth log rhyngrwyd safonol a manylion am batrymau ymddygiad ymwelwyr. Rydym yn gwneud hyn i ddarganfod pethau megis nifer yr ymwelwyr i wahanol rannau o’r safle. Rydym yn prosesu’r wybodaeth hon mewn ffordd sy’n golygu na allwn ddarganfod pwy yw’r unigolion dan sylw. Nid ydym yn gwneud unrhyw ymdrech i ddarganfod enwau’r rheini sy’n ymweld â’n gwefan.

Pan fyddwch yn ymweld â’n gwefan, bydd cwci yn nodi ac olrhain eich ymweliad wrth gasglu gwybodaeth ystadegol. Mae’r cwcis yn dweud wrthym pa dudalennau yr ymwelwyd â hwy a chasglu gwybodaeth am ba mor aml yr ymwelwyd â thudalennau penodol.

Nid oes gan y cwci unrhyw ffordd o’ch adnabod. Nid yw’r cwci yn dal unrhyw ddata personol amdanoch chi ac ni ellir ei ddefnyddio wedyn i olrhain eich manylion chi.

Pan fyddwch yn edrych ar dudalennau ar ein gwefan ac yn dewis yr opsiwn ‘cofiwch fi’, caiff cwci ei osod ar eich cyfrifiadur a fydd yn cofio manylion eich cyfrifiadur. Bydd y cwci yn adnabod y cyfrifiadur a ddefnyddir er mwyn ei gwneud yn haws i chi ddefnyddio’r wefan y tro nesaf.

Mae cwcis yn ein helpu i asesu effeithiolrwydd ein gwefan a gallant ddarparu gwybodaeth ddefnyddiol yn dilyn cyhoeddiadau. I gael rhagor o wybodaeth am y cwcis yr ydym yn eu defnyddio, ewch i cwcis.

Os ydych wedi ‘cofrestru’ i dderbyn unrhyw wasanaethau newyddion TPR, byddwn ond yn cadw’r wybodaeth sydd ei hangen i ni ddarparu’r gwasanaeth. Bydd negeseuon e-bost y byddwch yn eu derbyn yn rhoi dewis i chi ganslo’r tanysgrifiad a phan fydd hyn yn digwydd byddwn ni’n tynnu eich data personol oddi ar ein rhestr ac yn ei ddileu.

Os ydych chi wedi cwblhau neu os ydych wrthi’n cwblhau dysgu ar borth addysg, byddwn ni’n cadw rhywfaint o’ch data personol. Os byddwch yn anghofio eich manylion mewngofnodi neu os oes angen cadarnhau eich statws bydd angen i ni sicrhau bod yr ymholiad yn cyfateb â’r person cywir.

Ymgeiswyr swyddi

Defnyddir yr holl wybodaeth a ddarperir gennych wrth wneud cais am swydd gyda TPR at ddibenion prosesu eich cais ac am asesu os ydych yn addas i weithio i ni.

Mae gofyn i chi ddarparu copi o’ch CV a llythyr eglurhaol i ni.

Os cewch chi gynnig amodol am waith, bydd prosesydd trydydd parti, Inkerman, yn cynnal gwiriadau cyn dechrau gweithio a fydd yn gofyn ichi ddarparu:

  • tystiolaeth am eich hunaniaeth, gan gynnwys eich rhif yswiriant gwladol, eich manylion cyswllt a’ch hanes cyfeiriadau
  • tystiolaeth am eich cymwysterau
  • gwiriad cofnodion troseddol
  • manylion cyswllt canolwyr

Byddwn yn gofyn i chi ddarparu gwybodaeth cyfleoedd cyfartal i ni. Nid yw’n orfodol i chi ddarparu’r wybodaeth hon ac ni fydd yn cael effaith ar ganlyniad eich cais mewn unrhyw ffordd. Bydd unrhyw wybodaeth a ddarperir gennych yn cael ei defnyddio ar gyfer cyflwyno a monitro ystadegau cyfleoedd cyfartal.

Os byddwch yn llwyddiannus gyda’ch cais, bydd gofyn i chi ddarparu eich manylion banc er mwyn i ni allu prosesu taliadau cyflog.

O bryd i’w gilydd, efallai y byddwn yn derbyn data personol gan asiantaethau recriwtio. Os bydd hyn yn digwydd, byddwn ni’n prosesu’r data hynny yn unol â’r hysbysiad preifatrwydd hwn.

Pan fyddwch yn enwebu cyswllt

Os ydych wedi’ch enwebu fel cyswllt, byddwn ni wedi derbyn eich gwybodaeth gyswllt gan unigolyn â’r caniatâd neu’r awdurdod angenrheidiol i ddarparu’ch data personol i ni. Eich cyflogwr neu gleient fydd y cyswllt hwn yn fwy aml na dim.

Gallwch ddewis ‘optio allan’ o dderbyn y cyfathrebiadau hyn neu ddiweddaru pwy ddylai wedi’i enwebu fel cyswllt drwy ymweld â’n tudalen enwebu cyswllt.

d) Rhannu data personol

Pan fydd gennym ganiatâd i’w gwneud, yn ôl y gyfraith, efallai y byddwn ni’n rhannu eich data personol gyda sefydliadau llywodraethol neu gyrff cyhoeddus eraill. Pan fyddwn ni’n rhannu data yn rheolaidd gyda chyrff cyhoeddus eraill, mae gennym gytundebau ar waith i reoli rhannu gwybodaeth ac i sicrhau cydymffurfiaeth â’r gyfraith. I gael mwy o wybodaeth, gweler ein tudalen memorandum of understanding.

O dan gyfraith yr UE, mae’n ofynnol i TPR ddarparu’r wybodaeth ganlynol i’r Awdurdod Yswiriant a Phensiynau Galwedigaethol Ewropeaidd (EIOPA) a fydd wedyn yn cael ei chyhoeddi ar eu cofrestr; enw, cyfeiriad, statws trawsffiniol, a’r wlad neu’r gwledydd sy’n cynnal y cynlluniau pensiwn ar gofrestr TPR. Mae cofrestr gyhoeddus EIOPA o gynlluniau pensiwn galwedigaethol Ewropeaidd yn cael ei diweddaru yn flynyddol ac mae hi ar gael ar wefan EIOPA.

Hefyd, rydym yn aml yn rhannu gwybodaeth gyda’r cyhoedd am unrhyw weithred rheoleiddio a gymerir gennym mewn achosion penodol. I gael mwy o wybodaeth, gweler essential guide to how we publish information about cases (PDF, 60kb, 6 tudalen).

Efallai byddwn ni’n rhannu eich data personol gyda sefydliadau preifat i ddarparu gwasanaethau i ni yn gysylltiedig â’n swyddogaethau statudol, er enghraifft, i gyflwyno adroddiad gweithiwr medrus neu i ddarparu gwasanaethau cyfreithlon. Rydym yn gofyn am ac yn sicrhau bod cydymffurfiad llawn â diogelu data drwy ein cyfarwyddiadau am gytundebau gyda hanfodion o’r fath.

I gael mwy o wybodaeth yn gysylltiedig â’n trefniadau am y rhain yr ydym yn rhannu gwybodaeth gyda nhw, gweler tudalen doing business with us.

Ni fyddwn byth yn rhannu eich data personol at ddibenion masnachol neu farchnata.

e) Hyd y cyfnod cadw

Bydd TPR ond yn cadw eich data am yr amser sydd angen i gyflawni ein hamcanion a’n swyddogaethau statudol. I gael mwy o wybodaeth am faint o amser rydym yn cadw data personol, gweler ein rhaglen cyfnod cadw (PDF, 463kb, 10 pages).

f) Eich hawliau

Os ydym yn dal eich data personol, yna mae gennych hawliau penodol mewn cysylltiad â’r hyn a wnawn ag ef.

Yr hawl i gael mynediad

Mae gennych yr hawl i gael mynediad at eich data personol. Pan fyddwch yn gofyn am gael mynediad at eich data personol, byddwn yn cadarnhau a oes gennym wybodaeth amdanoch. Os oes gennym data personol amdanoch, byddwn yn rhoi copi o’r data personol i chi heb godi ffi. Mewn rhai amgylchiadau, ni fyddwn yn darparu gwybodaeth i chi os byddai gwneud hyn yn anfantais o ran adfer ein swyddogaethau statudol.

Cywiro, dileu, cyfyngu a symudedd data

Mewn rhai amgylchiadau, mae gennych yr hawl i gael unrhyw ddata anghywir neu anghyflawn wedi’i gywiro; gallech hefyd gael yr hawl i ddileu eich data personol, cyfyngu prosesu eich data personol a chael eich data wedi’i drosglwyddo i ffurf mwy gyffredin.

Gwrthwynebu

Nid yw'r hawl i wrthwynebu prosesu eich data personol yn gymwys i brosesu data personol at ddibenion gweithredu swyddogaethau statudol TPR i’r graddau y byddai gweithredu’r hawl honno yn anfantais yn defnyddio’r swyddogaethau rheini.

Mae gennych yr hawl i wrthwynebu prosesu eich data personol gan TPR at ddibenion eraill. Os ydych yn dymuno gwneud cais am hyn, byddwn ni’n dileu eich data personol os oes angen yn gyfreithiol.

Yr hawl i dynnu caniatâd yn ôl

Pan fyddwn ni’n prosesu eich data personol ar sail derbyn eich caniatâd, mae gennych yr hawl i dynnu eich caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg heb gael unrhyw effaith ar gyfreithlondeb prosesu cyn i chi dynnu yn ôl. Os gwnewch chi hyn, mae’n bosib na fyddwn ni’n gallu anfon cyfathrebiadau yr ydych wedi cofrestru amdanynt atoch rhagor neu unrhyw wybodaeth ac arweiniad arall.

Os ydych yn dymuno gwneud cais ar gyfer unrhyw rai o’r hawliau a nodir uchod, ysgrifennwch atom:

Y Rheoleiddiwr Pensiynau (TPR)
Napier House
Brighton
BN1 4DW

Fel arall, gallwch anfon e-bost atom yn dpa@tpr.gov.uk

g) Diogelu data

Ein blaenoriaeth mwyaf yw cadw eich data personol yn ddiogel. Rydym wedi rhoi prosesau mewn lle i ddiogelu eich data personol ac i gynnal ein henw da. Mae TPR yn dal ardystiad ISO 27001 ac yn cydymffurfio â’n cyfrifoldebau i gynnal lefelau uchel o ddiogelwch o dan y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol a Deddf Diogelu Data 2018.

h) Proses gwyno

Bydd TPR yn ymdrechu i gyrraedd y safonau uchaf wrth gasglu a defnyddio eich gwybodaeth bersonol. Am y rheswm hwn, byddwn ni’n cymryd unrhyw gwyn a dderbynir am y ffordd yr ydym yn trin eich data personol yn ddifrifol iawn. Rydym yn eich annog i ddod ag unrhyw bryderon i’n sylw. I gael mwy o wybodaeth am sut i wneud cwyn, gweler ein proses gwyno.

i) Adolygu'r hysbysiad preifatrwydd

Drafftiwyd yr hysbysiad preifatrwydd hwn i fod mor gryno a thryloyw â phosib. Am y rheswm hwnnw, nid yw’r hysbysiad hwn yn darparu rhestr gyflawn o’r ffyrdd yr ydym yn prosesu eich data. Os ydych yn meddwl ein bod wedi cael rhywbeth yn anghywir, wedi gadael rhywbeth allan neu os hoffech gael rhagor o wybodaeth am y ffordd yr ydym yn prosesu eich data personol, gadewch i ni wybod gan ddefnyddio’r manylion cyswllt a ddarperir uchod.