Siarter cwsmeriaid ar gyfer cwynion

Mae'r siarter cwsmeriaid hon yn egluro beth allwch chi ei ddisgwyl pan fyddwch chi'n cwyno am TPR a'r hyn yr ydym yn ei ddisgwyl gennych yn gyfnewid. Mae'n seiliedig ar ein trefniadau ymdrin â chwynion a'n dull o reoli ymddygiad afresymol. Ein nod yw nodi'r wybodaeth hon yn glir ac yn syml, fel eich bod chi'n gwybod sut rydym yn gweithio a sut i godi pryderon os bydd rhywbeth yn mynd o'i le.

Ein hymrwymiad i chi

Pan fyddwch yn cysylltu â ni, byddwn:

yn eich trin yn deg, yn gwrtais a gyda pharch
yn gwrando ar eich pryderon a chymryd nhw o ddifrif
yn glir am ein rôl
yn egluro ein prosesau a'n penderfyniadau mor agored â phosibl o fewn y cyfyngiadau cyfreithiol y mae'n rhaid i ni gydymffurfio â nhw
yn gweithredu yn ddiduedd ac yn unol â'r gyfraith
yn ymateb cyn gynted ag y gallwn yn rhesymol a'ch hysbysu os oes oedi
yn rhoi pethau'n iawn lle nodwn ein bod wedi gwneud camgymeriad neu wedi cynnig gwasanaeth gwael

Proses gwyno

Os oes angen i chi wneud cwyn, gallwch wneud hynny naill ai trwy lenwi ein ffurflen ar-lein neu ysgrifennu at ein prif swyddfa. Er mwyn ein helpu i ddeall eich pryderon yn glir ac ymchwilio iddynt yn drylwyr, gofynnwn i chi ddarparu cymaint o wybodaeth berthnasol â phosibl wrth gyflwyno'ch cwyn.

Rydym yn rheoli cwynion trwy broses dau gam. Yng ngham 1, rydym yn ymchwilio i'r mater ac yn darparu ymateb ysgrifenedig yn amlinellu ein canfyddiadau a'n penderfyniad. Os ydych chi'n parhau i fod yn anfodlon, gallwch ofyn am adolygiad cam 2. Mae hyn yn cael ei gynnal yn annibynnol gan rywun nad yw'n rhan o'r ymchwiliad cychwynnol ac mae'n canolbwyntio ar p’un a ddilynwyd y broses gywir ac a gyrhaeddwyd canlyniad rhesymol. Byddwn yn cysylltu â chi o fewn amserlenni rhagnodedig.

Canlyniadau cwynion a'r camau nesaf

Ar ôl ymchwilio i'ch cwyn, byddwn yn egluro’r canlyniad, a fydd yn un o'r canlynol:

wedi'i gynnal – fe wnaethon ni gael pethau'n anghywir
wedi'i gynnal yn rhannol – cawsom rai pethau'n anghywir
heb ei gynnal – fe wnaethom weithredu'n gywir, neu mae unrhyw gamgymeriadau eisoes wedi'u cywiro

Os byddwch yn parhau i fod yn anfodlon ar ôl cam 2, byddwn yn egluro sut y gallwch fynd â'ch cwyn at yr Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus.

Addasiadau rhesymol

Rydym wedi ymrwymo i gyflawni ein dyletswyddau o dan Ddeddf Cydraddoldeb 2010.

Byddwn yn ystyried addasiadau rhesymol lle rydym yn ymwybodol o anabledd neu anghenion penodol eraill. Gall addasiadau ymwneud â sut rydych chi'n cysylltu â ni neu sut rydym yn cyfathrebu â chi.

Os oes angen i ni wneud addasiad rhesymol, dywedwch wrthym cyn gynted â phosibl fel y gallwn eich cefnogi'n briodol.

Yr hyn rydym yn gofyn gennych

Rydym yn deall y gall pobl deimlo'n rhwystredig, yn bryderus neu'n ofidus, ond nid yw hyn yn gwneud ymddygiad afresymol, sarhaus neu ymosodol yn dderbyniol. Gofynnwn i bawb sy'n cysylltu â ni ynglŷn â'u cwyn:

dilyn ein gweithdrefn gyhoeddedig
trin ein staff gyda pharch a chwrteisi
cyfathrebu mewn ffordd adeiladol a phriodol
caniatáu i ni ymchwilio ac ymateb i ymholiadau neu gŵynion
osgoi cysylltu dro ar ôl tro neu’n ormodol am faterion sydd eisoes wedi'u hystyried yn llawn neu tra bod y mater yn cael ei ymchwilio
deall na allwn bob amser roi'r ateb neu'r canlyniad rydych chi'n chwilio amdano

Ein hymagwedd at ymddygiad afresymol

Mae gan ein staff yr hawl i weithio mewn amgylchedd diogel a pharchus. Yn yr achos annhebygol y bydd yr ymddygiad yn afresymol, gallwn:

egluro pam mae'r ymddygiad yn annerbyniol a gofyn iddo stopio
gosod ffiniau clir ynghylch cyswllt yn y dyfodol
cyfyngu ar sut a phryd y gallwch gysylltu â ni, er enghraifft cyfyngu cyswllt i un sianel
rhoi’r gorau I ymateb i'r materion sydd wedi cael sylw o'r blaen
terfynu cyswllt ar unwaith mewn achosion difrifol er mwyn diogelu ein staff

Bydd unrhyw gamau a gymerwn yn rhesymol, yn gymesur ac yn seiliedig ar ein Polisi Ymddygiad Afresymol. Byddwn yn egluro ein penderfyniad i chi lle bynnag y bo modd.

Ein hymrwymiad i ddysgu a gwella

Rydym yn defnyddio cwynion ac adborth i nodi, dysgu a gwella ein gwasanaethau. Mae hyn yn ein helpu i leihau'r risg y bydd yr un problemau yn digwydd eto a gwella'r gwasanaeth rydym yn ei ddarparu i'n holl gwsmeriaid.