Ailymrestru i ysgolion ac academiau

Pan fydd ysgol yn newid ei statws i ddod yn academi neu ysgol waddoledig, bydd y cyflogwr hefyd yn newid o ran cofrestru awtomatig. Caiff cyflogwr newydd - perchennog yr academi neu yr ysgol waddoledig - ei greu.

Yn yr achos hwn, gan fod cyflogwr newydd wedi'i greu, bydd dyletswyddau cofrestru awtomatig y cyflogwr hwnnw yn dechrau o'r dechrau, er y bydd staff efallai wedi'u trosglwyddo o hen gyflogwr (er enghraifft, awdurdodau lleol), i'r cyflogwr newydd.

Os ydy eich ysgol yn dod yn academi neu yn ysgol waddoledig, mae angen ichi fod yn ymwybodol a fydd ei dyletswyddau cofrestru awtomatig yn newid o ganlyniad i hynny.

Os ydy'r cyflogwr yn newid, bydd y dyletswyddau yn dechrau unwaith eto o ddechrau'r broses cofrestru awtomatig, gan roi ichi ddyddiadau newydd ar gyfer y pethau bydd arnoch chi angen eu gwneud ac erbyn pryd.

O ganlyniad i hyn, efallai na fydd arnoch chi angen ailymrestru neu gwblhau eich ailddatganiad cydymffurfio ar hyn o bryd.

Sut ydw i'n darganfod ydy'r cyflogwr wedi newid?

Mae'r tabl yn rhoi canllaw cyffredinol o'r gwahanol gyrff cyflogi ar gyfer pob math o ysgol:

Math o ysgol	Yn cynnwys	Cyflogwyr
Ysgol wladol	Ysgolion meithrin cymunedol gwladol, wedi'u rheoli'n wirfoddol, arbennig cymunedol a gwladol	Yr ysgolion hyn ydy'r rhai gaiff eu cynnal gan yr awdurdod lleol - yr awdurdod lleol ydy'r cyflogwr
Ysgol waddoledig	Ysgolion gwaddoledig, ysgolion ymddiriedolaeth sy'n ysgolion gwaddoledig, ysgolion cymorth gwirfoddol ac ysgol arbennig waddoledig	Corff llywodraethu yr ysgol ydy'r cyflogwr
Academiau		Perchennog yr academi ydy'r cyflogwr

Pan fydd ysgol wladol yn newid i fod yn academi neu ysgol waddoledig, bydd y perchennog, o ran cofrestru awtomatig, yn newid ac nid yr awdurdod lleol fydd y cyflogwr mwyach.

Caiff cyflogwr newydd - perchennog yr academi neu'r corff llywodraethu - ei greu. Dyma'r cyflogwr ar gyfer cofrestru awtomatig ac mae ganddo ddyletswyddau cyfreithiol o ganlyniad.

Yn yr un modd, pan fydd ysgol waddoledig yn newid i fod yn academi, bydd yr un peth yn digwydd. Yn yr achos hwn, nid y corff llywodraethu ydy'r cyflogwr mwyach ond perchennog yr academi yn hytrach ydy'r cyflogwr newydd.

Os ydych chi dal yn ansicr ydy cyflogwr wedi newid o ganlyniad i ysgol yn newid ei statws, dylai'r cytundebau gwaith neu'r datganiadau manylion swydd sydd gennych ar gyfer eich staff nodi enw'r cyflogwr yn amlwg.

Beth mae hyn yn ei olygu ar gyfer dyletswyddau cofrestru awtomatig?

Pan fydd ysgol yn newid i fod yn academi neu ysgol waddoledig a'r cyflogwr yn newid ar gyfer cofrestru awtomatig, mae'n golygu y bydd y dyletswyddau cofrestru awtomatig yn dechrau o'r dechrau. O ganlyniad i hynny, mae’r cyflogwr yn cael dyddiad dechrau dyletswyddau neu ddyddiad gweithredu newydd.

Bydd y dyddiad pan fydd y dyletswyddau cyfreithiol yn dechrau yn dibynnu os bydd y broses o newid statws yr ysgol wedi'i chwblhau:

• cyn 1 Hydref 2017, neu
• ar neu ar ôl 1 Hydref, 2017

Mae dyddiad dechrau dyletswyddau neu ddyddiad gweithredu newydd yn golygu bod dyletswyddau ailymrestru'r cyflogwr yn dod i rym dair blynedd ar ôl y dyddiad hwnnw - nid tair blynedd o ddyddiad gweithredu'r hen gyflogwr.

Cwblhau newid statws ysgol cyn 1 Hydref 2017

Os cafodd cyflogwr newydd ei greu wrth i ysgol newid ei statws rhwng 1 Ebrill 2012 a 30 Medi 2017, bydd gan y cyflogwr newydd ddyddiad gweithredu. Bydd y dyddiad gweithredu rhwng 1 Mai 2017 a 1 Chwefror 2018, yn dibynnu ar ba bryd gafodd y staff eu tâl cyntaf, ar ôl i'r ysgol newid ei statws.

Mae dyletswyddau cyfreithiol y cyflogwr newydd ar gyfer cofrestru awtomatig yn dechrau ar ei ddyddiad gweithredu, nid ar y dyddiad cafodd y staff eu trosglwyddo i'r cyflogwr newydd.

Defnyddiwch eich gwiriwr dyletswyddau i ddarganfod beth ydy eich dyddiad gweithredu a darganfod beth sydd arnoch chi angen ei wneud.

Bydd y staff gan amlaf yn trosglwyddo o dan reoliadau Trosglwyddo Ymgymeriadau (Diogelu Cyflogaeth) (TUPE).

O dan drosglwyddiad TUPE mae ychydig o ddiogelwch dros hawliau pensiwn y staff. Mae'r rhain yn ofynion cyfreithiol sydd ar wahân i gofrestru awtomatig ac mae angen cydymffurfio â nhw os ydy'r cyflogwr newydd wedi cyrraedd ei ddyddiad gweithredu ar gyfer cofrestru awtomatig ai peidio pan gafodd y broses o newid statws yr ysgol ei chwblhau.

Bydd gan y cyflogwr newydd ddyletswyddau ailymrestru o ddeutu tair blynedd ar ôl ei ddyddiad gweithredu.

Cwblhau newid statws ysgol ar ôl 1 Hydref 2017

Os bydd newid statws ysgol yn creu cyflogwr newydd ar neu ar ôl 1 Hydref 2017, bydd dyletswyddau cyfreithiol ar gyfer cofrestru awtomatig yn dechrau ar y diwrnod y bydd yr aelod cyntaf o staff yn dechrau gweithio.

Os ydych chi'n ystyried newid i fod yn academi neu ysgol waddoledig, dylech ddechrau paratoi yn gynnar ar gyfer cofrestru awtomatig. Darganfyddwch beth sydd arnoch chi angen ei wneud ar gyfer cofrestru awtomatig.

Bydd y staff gan amlaf yn trosglwyddo o dan reoliadau Trosglwyddo Ymgymeriadau (Diogelu Cyflogaeth) (TUPE). Mae'n rhaid ichi hefyd gwrdd ag unrhyw ofynion TUPE fydd yn codi wrth drosglwyddo unrhyw aelod o staff.

Bydd gan y cyflogwr newydd ddyletswyddau ailymrestru o ddeutu tair blynedd ar ôl ei ddyddiad dechrau dyletswyddau.

Oes angen i ysgol gwblhau datganiad cydymffurfio newydd ar ôl iddi newid?

Bydd angen i'r cyflogwr newydd - naill ai perchennog yr academi neu gorff llywodraethu'r ysgol waddoledig - gwblhau ei ddatganiad cydymffurfio ymhen pum mis o'r dyddiad y bu i'w ddyletswyddau cyfreithiol ddechrau.

Mae'n rhaid i'r cyflogwr newydd gwblhau ei ddatganiad hyd yn oed os ydy'r hen gyflogwr, gan amlaf yr awdurdod lleol, eisoes wedi cwblhau datganiad cydymffurfio pan oedd yn cyflogi staff. Dyma'r achos hefyd os ydy'r awdurdod lleol yn parhau i weinyddu'r gyflogres a gwasanaethau eraill ar gyfer yr academi neu ysgol waddoledig newydd.

Os ydych chi'n awdurdod lleol, ni ddylech chi gynnwys unrhyw staff yr academi neu gorff llywodraethu yn eich ailddatganiad cydymffurfio unwaith y byddan nhw wedi trosglwyddo i'r cyflogwr newydd.

Beth os ydw i'n parhau i ddefnyddio hen gynllun TWE yr ysgol?

Pan fydd yr ysgol yn newid ei statws, efallai bydd yr academi neu ysgol waddoledig newydd yn penderfynu parhau i ddefnyddio'r cynllun TWE oedd eisoes mewn lle - neu barhau i rannu defnydd cynllun TWE yr awdurdod lleol.

Os mai dyma'r achos, cysylltwch â ni er mwyn rhoi gwybod fod y cyflogwr ar gyfer cofrestru awtomatig wedi newid. Fe allwn ni yna atal unrhyw ddogfennaeth ynglŷn ag ailymrestru rhag mynd allan ac anfon canllawiau atoch ynglŷn â dechrau eich dyletswyddau cofrestru awtomatig.

Beth ddylwn i'w wneud os ydw i'n dal i dderbyn llythyrau am ddyletswyddau ailymrestru yr hen gyflogwr?

Os byddwch chi'n gosod cynllun TWE newydd ar gyfer y cyflogwr newydd ac yn rhoi'r gorau i'r hen gynllun TWE, efallai bydd yn cymryd peth amser i'n data ddangos fod yr hen gynllun TWE wedi dod i ben.

Os byddwch chi'n parhau i dderbyn dogfennaeth ynglŷn ag ailymrestru ar gyfer yr hen gyflogwr ar ôl i'r holl staff gael eu trosglwyddo i gyflogwr newydd, cysylltwch gyda ni ac fe wnawn ni ddiweddaru ein cofnodion er mwyn rhoi diwedd ar hyn.

Beth sy'n digwydd os bydd academi yn cyfuno neu yn ymuno gydag academi arall?

Weithiau efallai bydd academi yn ymuno â chadwyn bresennol o ysgolion academi. Pan fydd hyn yn digwydd mae dau ganlyniad posibl dros gyflogi ei staff:

• bydd yr academi yn parhau i gyflogi staff yn uniongyrchol
• bydd perchennog y gadwyn academi yn dechrau cyflogi staff; hynny ydy, caiff y staff eu trosglwyddo i'r gadwyn academi

Os ydych chi'n ansicr pa un sy'n berthnasol, edrychwch ar gytundebau gwaith neu ddatganiadau manylion swydd y staff.

Os bydd yr academi yn parhau i gyflogi staff yn uniongyrchol ni fydd y cyflogwr yn newid a bydd y dyletswyddau cyfreithiol ar gyfer cofrestru awtomatig yn parhau fel yr arfer.

Os bydd perchennog y gadwyn academi yn dechrau cyflogi staff, yna bydd y cyflogwr at ddibenion cofrestru awtomatig wedi newid. Perchennog y gadwyn academi bellach ydy'r cyflogwr.

Lle bo'r perchennog eisoes wedi cyrraedd ei ddyddiad dechrau dyletswyddau neu ei ddyddiad gweithredu, dylai’r aelodau staff sydd wedi cael eu symud gael eu trin fel unrhyw un sy’n dechrau’r broses cofrestru awtomatig o'r newydd.

Lle nad yw’r perchennog wedi cyrraedd ei ddyddiad dechrau dyletswyddau neu ei ddyddiad gweithredu eto, bydd yr aelodau staff sydd wedi’u symud yn cael eu cynnwys gyda’r holl aelodau staff eraill, ac ni fydd dyletswyddau cyfreithiol y cyflogwr o ran cofrestru awtomatig yn dechrau tan y dyddiad gweithredu.

Os bydd yr hen gyflogwr yn parhau i dderbyn dogfennaeth gennym ynglŷn ag ailymrestru, rhowch wybod inni fod y cyflogwr ar gyfer cofrestru awtomatig wedi newid ac fe wnawn ddiweddaru ein system er mwyn rhoi diwedd ar hyn.